AGB für Veranstaltungen im Hotel Du Parc

ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

SEMINAR, MEETING, EVENTS & BANKETT

Verfügbarkeit der Veranstaltungsräume
Die Veranstaltungsräume stehen dem Veranstalter bei ganztägigen Veranstaltungen von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr
zur Verfügung. Das Hotel behält sich das Recht vor, diese Räumlichkeiten für weitere Abendveranstaltungen
zu nutzen.

Einrichten des Veranstaltungsraumes
Das Einrichten des Raumes am Vortag ist ab 19:30 Uhr kostenlos jedoch abhängig von der Verfügbarkeit.
Möchte der Veranstalter den Raum bereits vor 19:30 Uhr für das Einrichten in Anspruch nehmen, wird 50%
der Saalmiete in Rechnung gestellt.

Aufpreis für grösseren Raum nach Verfügbarkeit
Sollte kurzfristig ein Seminarraum gewünscht werden, der einer grösseren Anzahl Teilnehmer als vertraglich vereinbart entspricht, werden CHF 10.00 pro Person zusätzlich verrechnet.

Offerte und deren Gültigkeit
Die Offerte basiert auf den vom Kunden angegebenen Eckdaten, wie Personenzahl, Ablauf und Budget.
Veränderungen der Ausgangslage können Preisänderungen zur Folge haben.
Eine Offerte bleibt 21 Tage gültig, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.

Reservation | Buchung
Sämtliche Reservationen werden vom Hotel schriftlich bestätigt. Bei provisorischen Buchungen wird der
Kunde gebeten, seine definitive Entscheidung innerhalb von 21 Tagen bekannt zu geben.
Das Hotel behält sich das Recht vor, provisorisch reservierte Räumlichkeiten weiter zu vermieten, so lange
keine schriftliche Reservierungsbestätigung vorliegt.
Eine Reservation wird rechtskräftig, sobald dem Hotel ein vom Kunden rechtsgültig unterzeichnetes Doppel
der Bestätigung vorliegt. Nach Bestellungseingang wird eine Anzahlung fällig (abhängig von der Grösse des
Anlasses).
Das Hotel verpflichtet sich die schriftlich vereinbarten Lieferungen und Leistungen termingerecht zu erbringen.
Der Veranstalter verpflichtet sich diese anzunehmen und innert vereinbarter Frist zu bezahlen.

Bestätigungen
Absprachen zum Anlass, die Menüwahl, usw. müssen bis spätestens 14 Tage vor dem Anlass getroffen sein
und werden durch das Hotel schriftlich bestätigt. Wir bitten den Veranstalter die Bestätigung aufmerksam zu
lesen und uns bei Unklarheiten oder Differenzen sofort zu kontaktieren. Vom Veranstalter gewünschte Zusatzleistungen, die nicht Vertragsbestandteil sind, werden zusätzlich in Rechnung gestellt.

Teilnehmeranzahl
Die definitive Anzahl Teilnehmer ist bis 48 Stunden vor dem Anlass bekannt zu geben.

No-Show Teilnehmeranzahl
Abweichungen von mehr als 5% der bis 24 Stunden vor Anlassbeginn bestätigten Teilnehmerzahl werden zu
100% in Rechnung gestellt. Dies gilt sowohl für gebuchte Hotelzimmer wie auch für bestellte Menus.

Rechnungsgrundlage für Veranstaltungen aller Art
Die angegebene Personenanzahl auf der definitiven Reservierungsbestätigung gilt als Verrechnungsgrundlage,
ausser es werden mehr Gäste an der Veranstaltung teilnehmen, oder das Hotel wird mindestens 24 Stunden
vor Beginn des Anlasses schriftlich über die geringere Teilnehmeranzahl informiert.

Stornierungsbedingungen
Bei der Stornierung eines definitiven bestätigten Seminar, Meetings oder  anderen Event bedarf es einer
schriftlichen Mitteilung an das Hotel. Folgende Kosten werden verrechnet:

bis 31 Tage vor dem Anlass         keine Kosten
30 bis 14 Tage vor dem Anlass    Kosten der Räumlichkeiten
13 bis 7 Tage vor dem Anlass      50% der vereinbarten Leistung
6 bis 0 Tage vor dem Anlass        80% der vereinbarten Leistung
     
Verrechnungsgrundlage sind Teilnehmeranzahl und Seminardauer, welche in der definitiven Reservierungs-bestätigung angegeben ist.

Hotelzimmer | Übernachtung
Dem Hotel ist spätestens 7 Tage vor Ankunft eine definitive und detaillierte Namens- bzw. Zimmerliste
zuzustellen. Bei Überschreitung der bestätigten Teilnehmeranzahl bedarf es einer vorherigen schriftlichen
Abstimmung mit dem Hotel. Zahlungsinstruktionen für die Hotelzimmer und Extras sind ebenfalls auf dieser
Liste festzuhalten.
Check-in | Check-out
Check in ab 14:00 Uhr sowie Check-out bis 12:00 Uhr
Early Check-in | Late Check-out
Der Preis für ein garantiertes Early Check-in im fix reservierten Zimmer beträgt 100% des Zimmerpreises.
Bei Verfügbarkeit ist das Early Check-in ab 09:00 Uhr kostenlos. Ein Late Check-out am Abreisetag ist zu folgendem Aufpreis buchbar:
bis 16:00 Uhr CHF 50.00 I bis 20:00 Uhr CHF 100.00 I nach 20:00 Uhr 100% des gebuchten Zimmerpreises

Annullierungsbedingungen Hotelzimmer in Verbindung mit einer Veranstaltung
Einzelbuchungen können bis 16:00 Uhr des Anreisetages gebührenfrei annulliert werden. Reservationen
ab 10 Zimmer gelten als Gruppe. Für Gruppen gelten individuell angepasste Stornierungsbedingungen.
Bei Stornierung zusätzlicher Zimmer ausserhalb dieser Geschäftsbedingungen werden Annullierungskosten von 80% des Zimmerpreises für die 1. Nacht pro Zimmer verrechnet.

bis 45 Tage vor dem Anlass          keine Kosten
44 bis 31 Tage vor dem Anlass    50% des Gesamtarrangements
30 bis 14 Tage vor dem Anlass    75% des Gesamtarrangements
13 bis 7 Tage vor dem Anlass      100% des Gesamtarrangements

Vorzeitige Abreise
Vorzeitige Abreise, Änderungen der bestehenden Reservation oder Annullierungen von gebuchten
Zimmern während des Aufenthaltes, müssen mindestens 24 Stunden im Voraus schriftlich mitgeteilt
werden. Ohne den Bericht des Veranstalters behält sich das Hotel das Recht vor, eine Übernachtung
oder die Aufenthaltsdauer pro gebuchtem Zimmer zu verrechnen. Der Wiederverkauf des Zimmers bleibt
dem Hotel vorbehalten.

No-Show Zimmer
Bei nicht erfolgter Anreise werden die Kosten der 1. Nacht zu 80% in Rechnung gestellt. Ohne eine
schriftliche Information oder Anreise bis 12:00 Uhr am Folgetag, werden über die Zimmer frei verfügt. Es besteht kein  Anspruch mehr auf die Zimmerreservation.

Verteilen von Geschenken
Geschenke oder Dokumente für die Verteilung auf die Hotelzimmer sind an der Reception abzugeben.
Bei Bereitstellung der Geschenke bis 11:00 Uhr am Anreisetag der Teilnehmer, werden diese kostenfrei
bis 15:00 Uhr in die gebuchten Zimmer verteilt. Für Geschenke, die ausserhalb dieser Zeit in die Zimmer
verteilt werden, verrechnet das Hotel CHF 3.00 pro Zimmer.

Parkplätze
Den Teilnehmern stehen in der hoteleigenen Tiefgarage Parkplätze zu folgenden Konditionen zur Verfügung:
Teilnahme an einem Tagesseminar CHF 8.00 pro Auto und Tag
Teilnahme an einem Tagesseminar inkl. Hotelübernachtung CHF 15.00 pro Auto und Tag

Rauchen
Alle Veranstaltungsräume, öffentliche Bereiche sowie Hotelzimmer sind rauchfrei. Den Rauchern steht ein
überdachter Raucherplatz neben dem Hoteleingang zur Verfügung.

Zusätzliche Auf- oder Abbauarbeiten
Das Hotel richtet die Veranstaltungsräume gemäss vorheriger Absprache mit dem Veranstalter ein. Mehraufwand
für zusätzlichen Auf-, Um- oder Abbauarbeiten wird mit CHF 60.00 pro Mitarbeiterstunde verrechnet.

Zapfengeld (Korkengeld)
Bei selbstmitgebrachten Weinen werden CHF 30.00 pro geöffneter Flasche verrechnet. Alle anderen Getränke
und Speisen müssen, sofern nicht anders vereinbart, vom Hotel Du Parc bezogen werden.

Wunderkerzen und Feuerwerkskörper
Um die Sicherheit im Hotel und den Veranstaltungsräumen zu gewährleisten, wurde eine moderne Brand-
meldeanlage installiert, welche bei erhöhter Rauch- und Wärmebildung direkt die Feuerwehr alarmiert. Die
Benutzung von handelsüblichen Wunderkerzen als auch von Feuerwerkskörpern ist strengstens verboten, da
auch diese den Feueralarm auslösen können. Brandlöcher und die Folgekosten eines Feueralarms, die durch
etwaiges Fehlverhalten des Kunden und seiner Gäste entstehen, werden dem Kunden direkt weiter belastet.

Freinachtverlängerung
Veranstaltungen, welche bis nach 24:00 Uhr dauern, benötigen eine gesetzliche Bewilligung der Stadtpolizei (Gesetzliche Anpassung an das Arbeitsgesetz für Nachtarbeit). Für den Mehraufwand durch Mitarbeiter
verrechnet das Hotel ab 24:00 Uhr bei einem Anlass bis 30 Personen pauschal CHF 150.00 und ab 30 Personen pauschal CHF 350.00. Eine Freinachtverlängerung wird maximal bis 02:00 Uhr beantragt.

Musikalische Unterhaltung bei Anlässen

Die musikalische Lautstärke in den Räumlichkeiten darf aufgrund polizeilicher Vorschriften 90 Dezibel nicht übersteigen. Ab 23:00 Uhr muss die musikalische Lautstärke reduziert werden. Eventuelle Musikrechte müssen durch den Veranstalter organisiert werden.

Catering
Das Hotel erbringt gegenüber dem Kunden für dessen Anlass umfassende Cateringdienstleistungen aber übernimmt in keiner Form die Funktion eines Veranstalters. Veranstalter und somit verantwortlich für den geordneten Ablauf des Anlasses, ist stets der Kunde oder sein Auftraggeber. Dieser hat sich auch um entsprechende Versicherungsdeckung für Sach- und Personenschäden zu bemühen.
Anlässe in anderen Lokalitäten bringen Zusatzkosten für Serviceleistungen und Materialtransporte, die
vom Umfang und Ort des Anlasses abhängig sind. Auf Anfrage erstellen wir ein entsprechendes Angebot.

Entsorgung
Der Veranstalter kann Reste von Dekorationsmaterial oder Unterlagen nach einer Veranstaltung durch
das Hotel entsorgen lassen. Das Hotel behält sich vor, bei grösseren Mengen, eine Entsorgungsgebühr zu
verrechnen.

Haftung bei Schäden
Die Versicherung von mitgebrachten Ausstellungsgegenständen obliegt dem Veranstalter.
Der Veranstalter haftet gegenüber dem Hotel für Beschädigungen der Einrichtung, grober Verschmutzung der
Räumlichkeiten oder des Inventars und für Verluste, die durch den Veranstalter, seine Hilfspersonen
oder Teilnehmer verursacht werden.
Um Schäden vorzubeugen, ist das Anbringen von Dekorationsmaterial und anderen Gegenständen stets
mit dem Hotel abzustimmen. In jedem Fall hat der Veranstalter darauf zu achten, dass das Material feuerpolizeilichen Anforderungen entspricht.
Bewachte Garderoben werden nur auf Anfrage zur Verfügung gestellt und mit CHF 60.00 pro Mitarbeiterstunde verrechnet. Das Hotel lehnt jede Verantwortung für Diebstahl und Beschädigungen an mitgebrachten Objekten, Kleidern und Materialien ab.

Zahlungskonditionen und Preise
Alle Preise sind in Schweizer Franken und verstehen sich inklusive Service und Mehrwertsteuer.
Das Hotel rechnet in Schweizer Franken ab. Preisangaben in Euro sind Richtwerte und werden zum jeweiligen Tageskurs verrechnet.
Für Bankette und Seminare, die einen Gesamtwert von CHF 1‘500.00 übersteigen, muss eine Vorauszahlung in Höhe von 50% des Gesamtarrangements geleistet werden. Hierfür ist die Angabe einer gültigen Kreditkarte mit Verfallsdatum erforderlich, welche bei der definitiven Reservation mit dem Anzahlungsbetrag belastet wird. Alternativ kann der Anzahlungsbetrag auch mit Bargeld geleistet oder auf unser Geschäftskonto überwiesen werden. Die Reservierung wird erst nach Erhalt dieser definitiv. Bei Stornierung des Anlasses innerhalb der kostenpflichtigen Annullierungsfrist wird die Anzahlung nicht rückerstattet.
Rechnungen sind innerhalb von 20 Tagen nach Rechnungsdatum zu begleichen. Es werden keine Skonti oder Rabatte gewährt.
Bei einer Rechnungsanschrift im Ausland kann das Hotel die bestätigte Leistung zu 100% im Vorfeld fakturieren (Vorauszahlung 30 Tage vor Anreise) oder auf eine gültigen Kreditkarte belasten.
Sind einzelne Leistungen durch die Teilnehmer selbst zu bezahlen, kassiert das Hotel die bezogene Leistung vor Ort ein. Ist dies aus irgendwelchen Grund nicht möglich, ist der Veranstalter verpflichtet, die Kosten zu übernehmen sofern er keine gültige Rechnungsadresse der Teilnehmer angeben kann.

Recht und Gerichtsstand
Es gilt ausschliesslich schweizerisches Recht. Gerichtstand bei allfälligen Streitigkeiten ist Kloten.

Kloten, 1. Januar 2017

 

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